Export-ERP mit App und zweisprachigen Verträgen

Die Herausforderung

Verträge, Kontoauszüge und Exportdokumente wurden manuell in Word und Tabellen erstellt – mit häufigen Fehlern und langen Durchlaufzeiten.

Ausgangslage

Ein Agrarexporteur in Ecuador erstellte Verträge, Kontoauszüge und Exportdokumente von Hand in Word und Tabellen. Jeder Kaufvertrag musste an den jeweiligen Käufer angepasst werden, und Exportkunden benötigen den Vertrag in der Regel auf Englisch, während die lokalen Teams auf Spanisch arbeiten. Das Kopieren von Daten zwischen Dateien führte zu häufigen Fehlern und langen Durchlaufzeiten.

Im Exporthandel ist eine falsche Menge, ein falscher Preis oder eine falsche Käuferangabe im Vertrag kein kleiner Tippfehler: Sie kann Lieferungen und Zahlungen verzögern und zu Streitigkeiten führen. Das Unternehmen brauchte ein einziges System für Betriebsabläufe, Kunden, Verträge und Dokumente sowie eine Möglichkeit, dass Führungskräfte im Außendienst dieselben Daten auf dem Smartphone sehen.

Was wir entwickelt haben

• Web-ERP für Betriebsabläufe, Kunden, Verträge und Dokumente
• Mobile App für Führungskräfte im Außendienst
• Generator für zweisprachige Verträge (ES/EN) aus Vorlagen mit käuferspezifischen Daten, Export als PDF
• Sicherheitsprüfung: Mandantentrennung und Rollenprüfungen vor dem Rollout gehärtet

So greift alles ineinander

• Das Web-ERP auf Basis von ASP.NET Core mit SQL Server hält Betriebsabläufe, Kunden, Verträge und Dokumente in einer Datenbank.
• Der Vertragsgenerator befüllt zweisprachige Word-Vorlagen (Spanisch/Englisch) per OpenXML mit den Daten des jeweiligen Käufers.
• Das fertige Dokument wird in ein PDF umgewandelt, sodass der Käufer einen unveränderlichen, unterschriftsreifen Vertrag erhält.
• Eine mobile App auf Basis von React Native gibt Führungskräften im Außendienst Zugriff auf dieselben ERP-Daten.
• Mandantentrennung und Rollenprüfungen im Backend steuern, wer welchen Datensatz sehen und ändern darf.

So haben wir es umgesetzt

1. Analyse und Leistungsumfang. Sammeln der bestehenden Word-Verträge, Kontoauszüge und Tabellen, Erfassung jedes Feldes, das sich pro Käufer ändert, und Festlegung, welche Dokumente zuerst umgesetzt werden.
2. Entwicklung mit Testdaten. Die Module des Web-ERP werden entwickelt und die bisherigen Verträge in zweisprachige Vorlagen überführt – mit Testkunden und Testverträgen, damit sich der Generator Zeile für Zeile prüfen lässt.
3. Tests und Sicherheitsprüfung. Die erzeugten PDFs werden mit den von Hand erstellten Verträgen verglichen. Mandantentrennung und Rollenprüfungen durchlaufen eine Sicherheitsprüfung, und die gefundenen Lücken werden geschlossen, bevor ein Anwender live geht.
4. Produktivstart. Echte Kunden und offene Verträge werden übernommen, das Web-ERP wird für die Büroanwender und die mobile App für die Führungskräfte im Außendienst ausgerollt.
5. Support. Nach dem Produktivstart umfasst der Support Änderungen an Vorlagen, neue Dokumentarten und Fragen der Anwender.

Ergebnis

• Verträge entstehen automatisch aus Vorlagen statt durch manuelle Bearbeitung in Word
• Sicherheitslücken vor dem Rollout gefunden und geschlossen

Verträge entstehen jetzt aus Vorlagen, in die die Käuferdaten automatisch eingesetzt werden, und die bei der Prüfung gefundenen Sicherheitsprobleme wurden geschlossen, bevor echte Anwender und Daten im System waren.

Erkenntnisse für ein ähnliches Projekt

• Bauen Sie Vorlagen aus den Verträgen, die das Unternehmen bereits unterschreibt; ein vertrautes Layout akzeptieren Anwender schneller als ein neues.
• Halten Sie den spanischen und den englischen Text in derselben Vorlage, damit beide Fassungen immer dieselben Zahlen enthalten.
• Führen Sie die Sicherheitsprüfung vor dem Rollout durch. Die Mandantentrennung zu korrigieren, wenn bereits Live-Daten im System sind, ist deutlich schwieriger.

Technologie

Eingesetzte Leistungen

• Individuelle ERP- & SaaS-Entwicklung
• Mobile Apps für ERP

Umgesetzt von Zain Abbas, Kodenova.