Búsquedas formateadas en SAP Business One (FMS): sintaxis $[$38.1.0], 7 ejemplos prácticos y actualización automática

Qué es una búsqueda formateada

Una búsqueda formateada, normalmente llamada FMS, es una consulta guardada vinculada a un campo de un formulario. Cuando se ejecuta, SAP Business One escribe el resultado en el campo o muestra una lista para que el usuario elija.

A los usuarios les encantan porque eliminan tecleo. A los desarrolladores les gustan porque no hace falta ningún add-on. Puede rellenar un UDF de línea con el nombre extranjero del artículo, mostrar el stock en el almacén de la línea u ofrecer una lista desplegable a partir de una tabla definida por el usuario.

Si prefiere saltarse el trabajo de sintaxis, nuestro generador de búsquedas formateadas escribe la consulta por usted.

La sintaxis

Hay dos formas de leer valores del formulario abierto.

En la primera forma:

• Item es el índice del ítem del formulario. En los documentos de ventas y compras, 38 es la matriz de líneas y 4 es el código de cliente o proveedor.
• Column es la columna de la matriz. Use 0 para los campos de cabecera.
• Type controla cómo se devuelve el valor:
  • 0 devuelve el valor tal cual. Úselo para códigos, texto y números de documento.
  • NUMBER devuelve un número sin la moneda ni la unidad. Úselo para cálculos.
  • CURRENCY devuelve solo el símbolo de moneda o la unidad de medida.
  • DATE devuelve una fecha a la que puede sumar días.

La propia guía de SAP recomienda la forma por índice, porque $[$4.0.0] funciona en cualquier documento de marketing, mientras que $[OINV.CardCode] solo funciona en facturas de clientes.

Los campos definidos por el usuario usan su nombre como columna: $[$38.U_Discount.NUMBER].

¿No quiere buscar a mano los IDs de ítem y columna? El generador de búsquedas formateadas escribe la variable del campo que usted elija.

Referencia rápida

Los números de ítem y de columna pueden variar entre versiones y formularios. Compruébelos con Visualizar → Información del sistema (View → System Information) antes de confiar en un número.

Cómo encontrar los IDs de ítem y columna

1. En SAP Business One, abra Visualizar > Información del sistema (View > System Information).
2. Abra el formulario y pase el cursor sobre el campo.
3. Lea la barra de estado en la parte inferior. Muestra el ítem, la columna y, para los campos de base de datos, el nombre de la tabla y del campo.

Compruebe cada ID en su propia versión y formulario. Los números de columna pueden variar entre tipos de documento y localizaciones. Nuestra referencia de tablas de SAP B1 le ayuda con los nombres de tablas y campos.

Cómo asignar una búsqueda formateada

1. Guarde su consulta en el gestor de consultas, idealmente en una categoría llamada “FMS”.
2. Abra el formulario de destino y haga clic en el campo.
3. Pulse Alt+Shift+F2. Se abre la ventana de búsqueda formateada.
4. Elija Buscar en valores definidos por el usuario existentes según consulta grabada (Search in Existing User-Defined Values according to Saved Query) y seleccione su consulta.
5. Decida cuándo se ejecuta:
   • Sin actualización automática: el usuario pulsa Shift+F2 o hace clic en la lupa.
   • Actualización automática al modificar el campo (Auto Refresh When Field Changes): elija el campo disparador, por ejemplo el código de artículo. La consulta se ejecuta cuando el usuario sale de ese campo.
   • Visualizar valores grabados (Display Saved Values): conserva el valor guardado en el documento en lugar de volver a ejecutar la consulta cada vez que se abre el documento.
6. Haga clic en Actualizar y pruebe en un documento nuevo.

La guía de SAP también menciona la opción “Actualizar regularmente” (Refresh Regularly). Advierte que se use con moderación, porque puede ralentizar los formularios y modificar documentos guardados cuando se consultan.

7 ejemplos prácticos

Todos los ejemplos usan sintaxis de SQL Server. Las notas para HANA vienen después.

1. Campo de artículo en una línea. Nombre extranjero del artículo de la línea en un UDF de línea (tabla OITM).

SELECT T0.FrgnName
FROM OITM T0
WHERE T0.ItemCode = $[$38.1.0]

2. Campo de socio de negocios en la cabecera. Crédito disponible del cliente seleccionado (tabla OCRD).

SELECT T0.CreditLine - T0.Balance
FROM OCRD T0
WHERE T0.CardCode = $[$4.0.0]

3. Stock en el almacén de la línea. La columna 24 es el almacén en muchos formularios de documento. Confírmelo con Información del sistema. El stock por almacén está en OITW.

SELECT T0.OnHand
FROM OITW T0
WHERE T0.ItemCode = $[$38.1.0]
  AND T0.WhsCode = $[$38.24.0]

4. Último precio vendido a este cliente. Útil como control junto a la columna de precio (facturas de clientes en OINV).

SELECT TOP 1 T1.Price
FROM OINV T0
INNER JOIN INV1 T1 ON T0.DocEntry = T1.DocEntry
WHERE T0.CardCode = $[$4.0.0]
  AND T1.ItemCode = $[$38.1.0]
  AND T0.CANCELED = 'N'
ORDER BY T0.DocDate DESC, T0.DocEntry DESC

5. Peso de la línea. Peso de venta por unidad multiplicado por la cantidad de la línea (columna 11).

SELECT T0.SWeight1 * $[$38.11.NUMBER]
FROM OITM T0
WHERE T0.ItemCode = $[$38.1.0]

6. Lista desplegable a partir de una tabla definida por el usuario. Si devuelve dos columnas, el usuario obtiene una lista para elegir.

SELECT T0.Code, T0.Name
FROM [@REGIONS] T0
ORDER BY T0.Name

7. Fecha de hoy. Rellena un UDF de fecha cuando se crea el documento.

SELECT GETDATE()

Diferencias en HANA

En SAP Business One para HANA, la lógica es la misma, pero el SQL cambia:

• Ponga los nombres de tablas y columnas entre comillas dobles: T0."ItemCode", "@REGIONS".
• Los nombres de UDF dentro de la variable también necesitan comillas: $[$38."U_Discount".NUMBER].
• Un SELECT sin tabla necesita FROM DUMMY.
• Reemplace las funciones de SQL Server: GETDATE() pasa a ser CURRENT_DATE, ISNULL pasa a ser IFNULL.

El ejemplo 7 en HANA:

SELECT CURRENT_DATE FROM DUMMY

El ejemplo 1 en HANA:

SELECT T0."FrgnName"
FROM OITM T0
WHERE T0."ItemCode" = $[$38.1.0]

Si va a migrar muchas consultas, péguelas en nuestro conversor de SQL a HANA y después pruebe cada una.

Errores comunes en búsquedas formateadas y cómo corregirlos

La actualización automática tampoco hace nada en campos que ya no se pueden modificar, como el número de artículo en una entrega existente.

Consejos de rendimiento

• Las búsquedas a nivel de línea se multiplican. Una búsqueda que se actualiza automáticamente con el código de artículo se ejecuta una vez por línea. En un pedido de 200 líneas, son 200 consultas. Agregue tres búsquedas así y los usuarios lo notarán.
• Filtre por claves. Consulte por ItemCode, CardCode, DocEntry. Evite LIKE '%x%' y funciones sobre columnas en la cláusula WHERE.
• Evite joins pesados sobre tablas de documentos. El ejemplo 4 recorre el historial de facturas. Va bien con unos cientos de miles de líneas y lento con millones. Considere un índice o una tabla resumen.
• Prefiera la ejecución a petición para necesidades poco frecuentes. Si los usuarios solo necesitan un valor de vez en cuando, deje desactivada la actualización automática y que pulsen Shift+F2.
• Use Visualizar valores grabados para todo lo que no deba cambiar después de guardar el documento.

Cuándo usar otra cosa

Una búsqueda formateada rellena campos. No obliga a cumplir reglas. Un usuario puede sobrescribir el valor, y las importaciones mediante DI API o Service Layer no la ejecutan.

• Use el procedimiento almacenado de notificación de transacciones (SBO_SP_TransactionNotification) cuando una regla deba cumplirse siempre, por ejemplo “ninguna factura sin centro de costo” o “el precio no puede ser inferior al costo”. Bloquea el guardado, venga de donde venga.
• Use un add-on cuando necesite pantallas nuevas, botones, llamadas a APIs externas o lógica que dependa de muchos campos a la vez.
• Mantenga las FMS para valores predeterminados, búsquedas y listas de selección que ayudan al usuario a teclear menos.

Las búsquedas formateadas rellenan campos mientras la gente escribe; para hacer reportes sobre esos mismos datos, vea cómo crear un dashboard de SAP Business One sin Power BI.

¿Listo para crear una? Abra el generador de búsquedas formateadas, elija su formulario y campo, y copie la consulta. Si sus documentos van lentos o necesita reglas que las FMS no pueden hacer cumplir, contáctenos y revisaremos su configuración.

Fuentes

• SAP: How to Define and Use Formatted Search (guía práctica de SAP Business One, PDF)
• SAP: How to Define and Use Formatted Searches (alojado por Vision33)
• SAP Community: Formatted search to calculate discount on SAP B1 HANA (búsqueda formateada para calcular un descuento en SAP B1 HANA)
• Archivo de SAP Community: referencias de campo en búsquedas formateadas e Información del sistema
• SAP Community: Internal error (-1003) occurred [Message 131-183] al ejecutar una búsqueda formateada
• Packt: Working with User-Defined Values in SAP Business One (trabajar con valores definidos por el usuario)

Servicios relacionados

• Desarrollo para SAP Business One