FEL Guatemala mit SAP Business One: wie die Zertifizierung funktioniert, NIT-Prüfung und die benötigten Dokumente

In Guatemala dürfen Sie Rechnungen nicht direkt an die Steuerbehörde senden. Jedes Dokument läuft zuerst über einen Zertifizierer (certificador). Diese eine Designentscheidung bestimmt, wie eine SAP-Business-One-Integration funktioniert, woher Fehler kommen und wen Sie anrufen, wenn etwas schiefgeht. Dieser Leitfaden behandelt das Verfahren, die Dokumente, die NIT-Regeln und den Ablauf – aus der Sicht von jemandem, der SAP B1 daran angebunden hat.

Das FEL-Verfahren in Kürze

FEL steht für Factura Electrónica en Línea. Die SAT hat es mit dem Acuerdo de Directorio 13-2018 eingeführt, veröffentlicht am 2. Mai 2018, der das ältere FACE-Verfahren ablöste. Die SAT hat die Steuerpflichtigen gruppenweise einbezogen; laut EDICOM war der Übergang am 1. Juli 2023 abgeschlossen.

Die wichtigsten Beteiligten:

Was der Zertifizierer tut

Die SAT definiert den Zertifizierer als die Person oder das Unternehmen, das sie zur Zertifizierung der von Ausstellern erzeugten DTEs zulässt. In der Praxis:

1. Empfängt der Zertifizierer Ihr XML.
2. Prüft es gegen die Reglas y Validaciones der SAT.
3. Versieht es mit seiner fortgeschrittenen elektronischen Signatur.
4. Vergibt die Autorisierungsnummer.
5. Sendet das zertifizierte DTE an Sie und an die SAT.

Den Zertifizierer wählen und beauftragen Sie selbst. Bekannte Namen sind Infile (der Anbieter, an den die Guatemala-Lokalisierung von Odoo angebunden ist), Digifact, das eigene SDKs veröffentlicht, und Megaprint, den wir mit SAP Business One integriert haben. Die SAT veröffentlicht die aktuelle Liste der zugelassenen Zertifizierer auf ihrem Portal. Prüfen Sie sie, bevor Sie etwas unterschreiben, denn jeder Zertifizierer hat eigene API, Zugangsdaten und Preise.

DTE-Typen

Jedes Dokument hat im XML einen kurzen Code. Diese begegnen Ihnen am häufigsten:

Exporte verwenden eine FACT mit Exportergänzung (complemento). Gutschriften und Belastungsanzeigen enthalten eine Ergänzung, die auf das ursprüngliche Dokument verweist; Ihre Integration muss also die UUID jeder zertifizierten Rechnung aufbewahren.

Die meisten Unternehmen brauchen nur FACT, FCAM, NCRE und eventuell NDEB. Setzen Sie um, was Sie tatsächlich ausstellen.

Regeln für NIT, CUI und CF

Die Identifikation des Käufers verursacht mehr FEL-Ablehnungen als alles andere.

• NIT. Die klassische NIT endet mit einer Prüfziffer, die nach Modulo 11 berechnet wird. Ein Ergebnis von 10 wird als K geschrieben, NITs im Stil 1234567-K sind also gültig. Prüfen Sie die NIT, bevor Sie den Geschäftspartner anlegen, zum Beispiel mit unserem kostenlosen Tool, um eine NIT aus Guatemala zu validieren.
• CUI. Hat der Käufer keine NIT, verwendet das Dokument die 13-stellige CUI aus dem DPI (Personalausweis). Veröffentlichten Hinweisen zufolge werden NITs, die seit 2023 an Privatpersonen vergeben werden, zudem aus der CUI abgeleitet. Hinterlegen Sie in SAP B1 also keine feste Längenregel von 8 Stellen.
• CF. Consumidor final (Endverbraucher) darf die NIT nur bei Verkäufen oder Dienstleistungen unter Q2.500 ersetzen, bei Wasser, Strom und Telefon unter Q500. Das ergibt sich aus dem Acuerdo Gubernativo 245-2022, der Artikel 30 der IVA-Verordnung geändert hat.

In SAP B1 ist der sauberste Weg, die NIT ohne Bindestriche im Steuernummernfeld des Geschäftspartners zu führen, für Thekenverkäufe einen generischen CF-Kunden anzulegen und das Buchen zu sperren, sobald eine CF-Rechnung Q2.500 erreicht.

Der Zertifizierungsablauf Schritt für Schritt

1. Der Benutzer bucht den Beleg in SAP B1. Ausgangsrechnung oder Ausgangsgutschrift werden ganz normal gespeichert.
2. Die Integration erzeugt das XML. Kopf, Aussteller, Empfänger, Positionen, Steuern, frases und alle Ergänzungen (cambiaria, Export, Bezug auf das Original).
3. Das XML geht an die API des Zertifizierers. Mit Ihrem Benutzer und Token für diesen Zertifizierer.
4. Der Zertifizierer prüft und signiert. Schlägt eine Regel fehl, erhalten Sie einen Fehler zurück, und nichts wird zertifiziert.
5. Eine UUID wird vergeben. Die Autorisierungsnummer sieht so aus: dbb51ae2-3a62-4437-b8e9-42ecfb761156.
6. Serie und Nummer werden aus der UUID abgeleitet. Die Serie sind die ersten 8 Hexadezimalzeichen (dbb51ae2). Die Nummer ist der Dezimalwert der Zeichen 9 bis 16 ohne Bindestriche (3a624437 → 979518519).
7. Das DTE geht an die SAT. Die SAT prüft es und vermerkt Annahme oder Ablehnung.
8. Die Integration schreibt zurück. UUID, Serie, Nummer, Zertifizierungsdatum und das signierte XML oder PDF werden am SAP-B1-Beleg gespeichert.

Da Serie und Nummer nicht fortlaufend sind, stimmen die DocNum in SAP B1 und die FEL-Nummer nie überein. Benutzer müssen beide sehen.

Notfallbetrieb (contingencia)

Laut der öffentlichen FEL-Präsentation der SAT von 2018 sendet der Zertifizierer das DTE sofort an die SAT, im Notfallbetrieb innerhalb von 24 Stunden, und es gibt ein eigenes Verfahren für das Ausstellen von Dokumenten im Notfallbetrieb. Die Einzelheiten dieses Verfahrens stehen in der technischen Dokumentation der SAT und im Handbuch Ihres Zertifizierers.

Für SAP B1 ist die praktische Regel einfach: Antwortet der Zertifizierer nicht, markieren Sie den Beleg als ausstehend, halten ihn in einer Warteschlange und versuchen es mit demselben Beleg erneut. Lassen Sie einen Benutzer die Rechnung nie neu buchen, um es „noch einmal zu versuchen“ – sonst zertifizieren Sie denselben Verkauf zweimal.

Ein DTE stornieren (anulación)

Ein zertifiziertes DTE lässt sich nicht löschen. Laut einer von Prensa Libre wiedergegebenen Mitteilung der SAT kann ein DTE seit dem 1. September 2023 spätestens bis zur Fälligkeit der monatlichen IVA-Erklärung annulliert werden. Danach stellt der Verkäufer eine NCRE mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung aus. Ihre Integration sollte die anulación an den Zertifizierer senden und den Status des SAP-B1-Belegs aktualisieren, nicht nur den Beleg in SAP stornieren.

Wie SAP Business One mit FEL integriert wird

SAP B1 hat keine eingebaute FEL-Anbindung. Die üblichen Varianten sind:

Was immer Sie wählen: Prüfen Sie, ob es benutzerdefinierte Felder für UUID, Serie, Nummer und Status abdeckt, eine Monitormaske für ausstehende und abgelehnte Belege, das Rechnungslayout in Crystal Reports mit den Zertifizierungsdaten sowie NCRE und anulación, nicht nur FACT. Auf unserer Seite zu FEL Guatemala finden Sie den vollständigen Leistungsumfang.

Häufige Fehler und ihre eigentlichen Ursachen

Nichts davon ist exotisch. Die Fehler entstehen in Stammdaten und Wiederholungslogik – deshalb investieren wir genauso viel Zeit in Prüfungen innerhalb von SAP B1 wie in den API-Aufruf selbst. Wenn Sie einen Ansatz wählen, sehen Sie sich unsere Leistung zur Integration der E-Rechnung an.

Kodenova hat MegaPrint-FEL-Integrationen für SAP Business One in Guatemala und El Salvador umgesetzt. Planen Sie einen Rollout oder wollen Sie Ablehnungen beheben, kontaktieren Sie uns mit Ihrer SAP-B1-Version, Ihrem Zertifizierer und den Belegarten, die Sie ausstellen.

Quellen

• SAT Guatemala: Documentación técnica del régimen FEL
• SAT Guatemala: Factura Electrónica en Línea, presentación pública 2018 (hosted by USAC)
• Deloitte Guatemala: Tax Newsletter on FEL (Acuerdo de Directorio 13-2018)
• EY: Guatemala, nuevas reformas a los requisitos de los documentos tributarios (Acuerdo Gubernativo 245-2022)
• EDICOM: Cómo funciona FEL, factura electrónica en línea en Guatemala
• Prensa Libre: Anulación de documentos tributarios electrónicos
• Odoo documentation: Guatemala fiscal localization

Passende Leistungen

• Integration der E-Rechnung
• Entwicklung für SAP Business One