FEL Guatemala con SAP Business One: cómo funciona la certificación, la validación del NIT y los documentos que necesita

Guatemala no permite enviar las facturas directamente a la administración tributaria. Cada documento pasa primero por un certificador. Esa sola decisión de diseño determina cómo funciona una integración con SAP Business One, de dónde vienen los errores y a quién se llama cuando algo falla. Esta guía cubre el régimen, los documentos, las reglas del NIT y el flujo, desde el punto de vista de alguien que ya conectó SAP B1 con FEL.

El régimen FEL en resumen

FEL significa Factura Electrónica en Línea. La SAT lo creó con el Acuerdo de Directorio 13-2018, publicado el 2 de mayo de 2018, que sustituyó al antiguo régimen FACE. La SAT fue incorporando a los contribuyentes por grupos y, según EDICOM, la transición terminó el 1 de julio de 2023.

Los actores principales:

Qué hace el certificador

La SAT define al certificador como la persona o empresa que ella autoriza para certificar los DTE que generan los emisores. En la práctica, el certificador:

1. Recibe su XML.
2. Lo verifica contra las Reglas y Validaciones de la SAT.
3. Aplica su firma electrónica avanzada.
4. Asigna el número de autorización.
5. Le envía el DTE certificado a usted y a la SAT.

Usted mismo elige y contrata al certificador. Entre los nombres conocidos están Infile (el proveedor al que se conecta la localización de Odoo para Guatemala), Digifact, que publica sus propios SDK, y Megaprint, que nosotros hemos integrado con SAP Business One. La SAT publica en su portal la lista vigente de certificadores autorizados. Revísela antes de firmar cualquier contrato, porque cada certificador tiene su propia API, sus credenciales y sus precios.

Tipos de DTE

Cada documento tiene un código corto en el XML. Estos son los que encontrará con más frecuencia:

Las exportaciones usan una FACT con complemento de exportación. Las notas de crédito y de débito llevan un complemento que hace referencia al documento original, por lo que su integración debe guardar el UUID de cada factura certificada.

La mayoría de las empresas solo necesita FACT, FCAM, NCRE y quizá NDEB. Implemente lo que realmente emite.

Reglas de NIT, CUI y CF

La identificación del comprador provoca más rechazos en FEL que cualquier otra cosa.

• NIT. El NIT tradicional termina en un dígito verificador calculado con módulo 11. Un resultado de 10 se escribe como K, así que los NIT del estilo 1234567-K son válidos. Valídelo antes de crear el socio de negocios, por ejemplo con nuestra herramienta gratuita para validar NIT de Guatemala.
• CUI. Si el comprador no tiene NIT, el documento usa el CUI de 13 dígitos del DPI. Las guías publicadas también indican que los NIT asignados a personas individuales desde 2023 se derivan del CUI. No fije en SAP B1 una regla rígida de 8 dígitos de longitud.
• CF. Consumidor final puede sustituir al NIT solo en ventas o servicios menores de Q2,500, o menores de Q500 en agua, electricidad y teléfono. Esto viene del Acuerdo Gubernativo 245-2022, que reformó el artículo 30 del reglamento de la Ley del IVA.

En SAP B1, lo más limpio es guardar el NIT sin guiones en el campo de identificación fiscal del socio de negocios, mantener un cliente genérico CF para las ventas de mostrador y bloquear la contabilización cuando una factura CF llega a Q2,500.

El flujo de certificación, paso a paso

1. El usuario contabiliza el documento en SAP B1. La factura de clientes o la nota de crédito se guarda de forma normal.
2. La integración genera el XML. Encabezado, emisor, receptor, artículos, impuestos, frases y los complementos que correspondan (cambiaria, exportación, referencia al original).
3. El XML va a la API del certificador. Con su usuario y token de ese certificador.
4. El certificador valida y firma. Si una regla falla, recibe un error y no se certifica nada.
5. Se asigna un UUID. El número de autorización tiene esta forma: dbb51ae2-3a62-4437-b8e9-42ecfb761156.
6. La serie y el número se derivan del UUID. La serie son los primeros 8 caracteres hexadecimales (dbb51ae2). El número es el valor decimal de los caracteres 9 a 16 sin guiones (3a624437 → 979518519).
7. El DTE va a la SAT. La SAT lo verifica y registra la aceptación o el rechazo.
8. La integración escribe de vuelta. El UUID, la serie, el número, la fecha de certificación y el XML firmado o el PDF se guardan en el documento de SAP B1.

Como la serie y el número no son correlativos, el DocNum de SAP B1 y el número FEL nunca coincidirán. Los usuarios necesitan ver ambos.

Contingencia

La presentación pública de FEL que hizo la SAT en 2018 indica que el certificador envía el DTE a la SAT de inmediato, o dentro de 24 horas en contingencia, y menciona un procedimiento aparte para emitir documentos en contingencia. Los detalles de ese procedimiento están en la documentación técnica de la SAT y en el manual de su certificador.

Para SAP B1, la regla práctica es sencilla. Si el certificador no responde, marque el documento como pendiente, déjelo en una cola y reintente con el mismo documento. Nunca permita que un usuario vuelva a contabilizar la factura “para intentar otra vez”, o certificará dos veces la misma venta.

Anulación de un DTE

Un DTE certificado no se puede eliminar. Según un aviso de la SAT citado por Prensa Libre, desde el 1 de septiembre de 2023 un DTE puede anularse a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración mensual del IVA. Después de esa fecha, el vendedor emite una NCRE que hace referencia a la factura original. Su integración debe enviar la anulación al certificador y actualizar el estado del documento en SAP B1, no solo cancelar el documento en SAP.

Cómo se integra SAP Business One con FEL

SAP B1 no trae una conexión FEL incorporada. Las configuraciones habituales son:

Elija lo que elija, verifique que incluya campos definidos por el usuario para UUID, serie, número y estado, una pantalla de monitoreo para documentos pendientes y rechazados, el formato de factura en Crystal Reports con los datos de certificación, y NCRE y anulación, no solo FACT. En nuestra página de FEL Guatemala está el alcance completo que entregamos.

Errores comunes y sus causas reales

Ninguno de estos errores es exótico. Vienen de los datos maestros y de la lógica de reintentos, y por eso dedicamos tanto tiempo a las validaciones dentro de SAP B1 como a la llamada a la API. Si está eligiendo un enfoque, vea nuestro servicio de integración de facturación electrónica.

Kodenova ha entregado integraciones FEL con MegaPrint para SAP Business One en Guatemala y El Salvador. Si está planificando una implementación o corrigiendo rechazos, contáctenos con su versión de SAP B1, su certificador y los tipos de documento que emite.

Fuentes

• SAT Guatemala: Documentación técnica del régimen FEL
• SAT Guatemala: Factura Electrónica en Línea, presentación pública 2018 (alojada por la USAC)
• Deloitte Guatemala: Tax Newsletter sobre FEL (Acuerdo de Directorio 13-2018)
• EY: Guatemala, nuevas reformas a los requisitos de los documentos tributarios (Acuerdo Gubernativo 245-2022)
• EDICOM: Cómo funciona FEL, factura electrónica en línea en Guatemala
• Prensa Libre: Anulación de documentos tributarios electrónicos
• Documentación de Odoo: localización fiscal de Guatemala

Servicios relacionados

• Integración de facturación electrónica
• Desarrollo para SAP Business One