SAP Business One in Großbritannien: MTD for VAT und Umsatzsteuererklärung

SAP Business One läuft in Großbritannien auf einer offiziellen SAP-Lokalisierung, und SAP unterstützt darin Making Tax Digital (MTD) for VAT. Für ein britisches Unternehmen ist MTD heute die Regel, die das ERP prägt: VAT-Aufzeichnungen müssen digital geführt werden, und die Umsatzsteuererklärung (VAT return) muss HMRC über kompatible Software erreichen, ohne manuelles Übertragen zwischen Programmen auf dem Weg. Ab dem 1. April 2029 folgt die E-Rechnung über Peppol. Diese Seite zeigt, was MTD innerhalb von SAP Business One bedeutet, was über die E-Rechnung 2029 bekannt ist, wie Sie Ihre VAT-Zahlen vor der Übermittlung per SQL prüfen und wo individuelle Entwicklung hilft.

Ich bin Zain Abbas, Entwickler für SAP Business One. Für ein britisches Unternehmen habe ich bisher kein Projekt umgesetzt; diese Seite ist also keine Fallstudie. Sie beruht auf meiner Arbeit an Steuern und E-Rechnung in SAP B1 in anderen Ländern, und die britischen Regeln stammen aus der Dokumentation von HMRC und SAP, die am Ende verlinkt ist.

Was deckt die britische Lokalisierung von SAP Business One ab?

Wenn Sie in SAP Business One eine Mandantendatenbank anlegen, wählen Sie eine Lokalisierung, und die lässt sich später nicht ändern. Ein britisches Unternehmen sollte vom ersten Tag an auf der britischen Lokalisierung angelegt werden, denn dort bildet SAP das britische Steuerverhalten ab. In den öffentlichen Support-Unterlagen von SAP sind zwei Dinge sichtbar:

Die detaillierten MTD-Einrichtungsschritte von SAP stehen in SAP Notes und Guided Answers, für die ein SAP-for-Me-Login nötig ist. Fragen Sie Ihren SAP-Partner nach der aktuellen Anleitung für Ihre Version und Ihren Patch-Stand. Einige britische SAP-Partner verkaufen außerdem eigene MTD-Übermittlungs-Add-ons für SAP Business One. Beide Wege sind in Ordnung, solange der Datenfluss von SAP B1 zu HMRC durchgängig digital ist.

Was verlangt Making Tax Digital for VAT von einem ERP?

Die Regeln von HMRC stehen in der VAT Notice 700/22. Die Daten in Kürze:

1. Ab 1. April 2022: MTD for VAT gilt für jedes umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen, auch unterhalb der Registrierungsschwelle.
2. Ab 1. November 2022: HMRC nimmt VAT returns nicht mehr über das alte Online-Formular an.

Für die Software bedeutet das drei Dinge:

• Digitale Aufzeichnungen. Die VAT-Daten hinter jeder Erklärung werden in Software geführt, nicht auf Papier. In SAP Business One erzeugt jeder gebuchte Verkaufs- und Einkaufsbeleg bereits Journalbuchungszeilen mit Steuerkennzeichen, Basisbetrag und Steuerbetrag – die Aufzeichnungen existieren also von vornherein.
• Digitale Verknüpfungen (digital links). Wandern Daten zwischen Programmen, zum Beispiel von SAP B1 in eine Tabellenkalkulation und dann in ein Bridging-Tool, muss jeder Schritt eine digitale Übertragung sein (Export, Import, API). Abtippen oder Kopieren von Zahlen zwischen Programmen verstößt gegen die Regel.
• Übermittlung per API. Die Erklärung geht aus MTD-kompatibler Software über die API von HMRC an HMRC. Der Software Finder von HMRC listet die anerkannten Produkte.

Manuelle Anpassungen sind erlaubt. Laut VAT Notice 700/22 braucht eine Anpassung der Erklärung vor der Übermittlung keine digitale Verknüpfung, aber einen Prüfpfad zurück zur zugrunde liegenden Berechnung. In SAP B1 ist der saubere Weg eine Journalbuchung mit dem richtigen Steuerkennzeichen – so steht die Anpassung im Hauptbuch und im nächsten Steuerbericht.

Ab wann ist die E-Rechnung in Großbritannien Pflicht?

Bei MTD geht es um die Umsatzsteuererklärung. Die nächste Änderung betrifft die Rechnung selbst. Im Haushalt 2025 (Budget 2025) hat die Regierung entschieden, dass ab dem 1. April 2029 umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen, einschließlich öffentlicher Einrichtungen, VAT-Rechnungen als E-Rechnungen ausstellen und empfangen müssen. Die Ausnahmen sind eng definiert.

Was laut GOV.UK bisher bekannt ist:

1. Netzwerk: Peppol ist das zentrale Rahmenwerk, über zertifizierte Access Points. Jedes Unternehmen verbindet sich über einen eigenen Access Point oder über einen Dienstleister.
2. Frühjahr 2027: Konsultation zu den technischen Standards.
3. Oktober 2027 bis April 2028: Die vollständigen Anforderungen werden erwartet.
4. Digitale Meldung von Rechnungsdaten an HMRC ist eine separate künftige Entscheidung und nicht Teil der Regel für 2029.

HMRC hat die technischen Standards noch nicht veröffentlicht, daher kann Ihnen heute niemand sagen, welche Datenfelder eine britische E-Rechnung genau benötigt. Was Sie in SAP B1 jetzt schon tun können, ist die Vorarbeit, die ich vor jedem E-Rechnungs-Produktivstart sehe, in jedem Land: vollständige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei den Geschäftspartnern (OCRD.LicTradNum), korrekte Steuerkennzeichen in jeder Position, saubere Adressen und Mengeneinheiten sowie eine Entscheidung, wer Ihren Peppol Access Point betreibt. Diese Lücken zu schließen dauert Monate und hängt nicht vom endgültigen Standard ab.

Wie prüfe ich meine VAT-Zahlen in SAP Business One vor der Übermittlung?

Die britische VAT return hat neun Felder (boxes). Die Felder 1 bis 5 sind Steuerbeträge, die Felder 6 bis 9 Nettowerte. Die Felder 2, 8 und 9 betreffen inzwischen nur noch den Warenverkehr Nordirlands mit der EU.

Welches Steuerkennzeichen in welchem Feld landet, wird in Ihrer Lokalisierung eingerichtet; die Tabelle zeigt nur, wo die Zahlen liegen. Bevor ich einem Steuerbericht vertraue, gleiche ich ihn mit dem Journal ab. Die folgende Abfrage summiert die Steuerzeilen des Journals (JDT1, mit VatLine = ‘Y’) pro Steuerkennzeichen für ein Quartal. Stimmen ihre Summen nicht mit dem Steuerbericht für denselben Zeitraum überein, stimmt etwas in der Einrichtung oder in einer Buchung nicht – und das wollen Sie wissen, bevor die Erklärung an HMRC geht.

-- SQL Server: VAT per tax code for one VAT quarter (July to September 2026)
SELECT T0.VatGroup        AS TaxCode,
       T1.Name            AS TaxName,
       T1.Category        AS InOut,      -- 'O' output, 'I' input
       T1.Rate,
       SUM(T0.BaseSum)            AS NetBase,
       SUM(T0.Debit - T0.Credit)  AS TaxAmount
FROM JDT1 T0
INNER JOIN OVTG T1 ON T1.Code = T0.VatGroup
WHERE T0.VatLine = 'Y'
  AND T0.RefDate BETWEEN '20260701' AND '20260930'
GROUP BY T0.VatGroup, T1.Name, T1.Category, T1.Rate
ORDER BY T1.Category, T0.VatGroup

-- SAP HANA version
SELECT T0."VatGroup"       AS "TaxCode",
       T1."Name"           AS "TaxName",
       T1."Category"       AS "InOut",
       T1."Rate",
       SUM(T0."BaseSum")              AS "NetBase",
       SUM(T0."Debit" - T0."Credit")  AS "TaxAmount"
FROM JDT1 T0
INNER JOIN OVTG T1 ON T1."Code" = T0."VatGroup"
WHERE T0."VatLine" = 'Y'
  AND T0."RefDate" BETWEEN '20260701' AND '20260930'
GROUP BY T0."VatGroup", T1."Name", T1."Category", T1."Rate"
ORDER BY T1."Category", T0."VatGroup"

Drei Hinweise aus solchen Prüfungen:

• Vorzeichen. Umsatzsteuer steht im Haben und erscheint deshalb in TaxAmount negativ; Vorsteuer erscheint positiv. Führen Sie die Abfrage einmal für einen bereits erklärten Zeitraum aus und vergleichen Sie sie mit dieser Erklärung, bevor Sie sich darauf verlassen.
• Steuerdatum oder Buchungsdatum. Die Abfrage filtert auf RefDate (Buchungsdatum). Meldet Ihr Unternehmen die Umsatzsteuer nach Steuerdatum, verwenden Sie stattdessen TaxDate – und zwar dasselbe Feld, das auch der Steuerbericht verwendet.
• Unbekannte Kennzeichen. Ein Steuerkennzeichen, das hier auftaucht, in der Einrichtung aber keinem VAT-Feld zugeordnet ist, ist eine Zahl, die in der Erklärung fehlen wird. Korrigieren Sie die Zuordnung, nicht die Erklärung.

Um dieselbe Prüfung jedes Quartal ohne SQL-Zugriff auszuführen, speichern Sie sie als Abfrage im Query Manager mit Datumsparametern, oder lassen Sie ein kleines Add-on sie ausführen und das Ergebnis an die Finanzabteilung senden. Die Seite zur Tabelle JDT1 listet die oben verwendeten Felder der Journalzeilen. Haben Sie Abfragen für SQL Server geschrieben, schreibt der SQL-zu-HANA-Konverter sie für eine HANA-Datenbank um.

Welche ERP- und Buchhaltungssysteme sind in Großbritannien verbreitet?

Kleine britische Unternehmen nutzen häufig Cloud-Buchhaltung wie Xero, QuickBooks, Sage 50, FreeAgent oder IRIS KashFlow. Wachsende Unternehmen wechseln zu Mittelstandssystemen wie Sage 200, Access Financials, AccountsIQ, Acumatica, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite und SAP Business One. Der Wechsel kommt meist dann, wenn Lager, Berichte über mehrere Gesellschaften oder Produktion der Buchhaltungssoftware entwachsen.

Jedes System auf der Liste von HMRC kann eine MTD-VAT-return einreichen, MTD allein entscheidet die Wahl also nicht. Vergleichen Sie Systeme anhand Ihrer Prozesse, der Arbeitsweise Ihres Steuerberaters und der benötigten Schnittstellen. Unsere ERP-Auswahl ist ein neutraler Ausgangspunkt und zeigt die Quellen hinter den Daten jedes Produkts.

Was kann Kodenova für Anwender von SAP Business One in Großbritannien tun?

Ich arbeite remote aus Pakistan. Im Winter ist Pakistan Großbritannien 5 Stunden voraus, im Sommer 4; ein britischer Vormittag ist mein Nachmittag, und wir überschneiden uns über den größten Teil des britischen Arbeitstags. Diese Arbeit übernehme ich für SAP-B1-Unternehmen:

• Add-ons innerhalb von SAP B1 mit UI API und DI API: Freigabemasken, Prüfungen vor dem Buchen, Scannen, Produktionsschritte. Siehe den Leitfaden zur Add-on-Entwicklung.
• Schnittstellen über den Service Layer: Webshops, CRM, Logistik, Bank- und Zahlungstools. Der Service-Layer-Leitfaden zeigt die Methode.
• Prüfregeln in SBO_SP_TransactionNotification, zum Beispiel um eine Rechnung ohne Steuerkennzeichen oder einen Kunden ohne Pflichtangaben zu sperren. Siehe die TransactionNotification-Beispiele.
• Portale für Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten, die keine vollständige SAP-B1-Lizenz brauchen.
• Abfragen, Berichte und Migration von SQL Server nach HANA. Siehe den Migrationsleitfaden.
• KI auf SAP B1: ein MCP-Server, damit ChatGPT oder Claude Fragen aus Live-Daten in SAP beantworten können, mit Berechtigungen.

Zur Klarstellung des Umfangs: Ich verkaufe kein MTD-Übermittlungstool. MTD kommt aus der britischen Lokalisierung von SAP oder von britischen SAP-Partnern. Kodenova ist kein SAP-Partner und verkauft keine Lizenzen weiter; wenn Sie einen Partner für Lizenzen und Support haben, arbeite ich bei der Entwicklung mit ihm zusammen.

Quellen

• HMRC: Find software that's compatible with Making Tax Digital for VAT
• HMRC: VAT Notice 700/22, Making Tax Digital for VAT
• HMRC: Making Tax Digital software finder
• GOV.UK: VAT electronic invoicing
• GOV.UK: Roadmap for e-invoicing implementation
• SAP Knowledge Base Article 3373077: Creating a support incident for Making Tax Digital (MTD)
• SAP Knowledge Base Article 3269244: Troubleshooting MTD related issues (Guided Answer)
• SAP Knowledge Base Article 3209076: VAT Adjustment for Cash Discount in UK Localization Database

Passende Leistungen

• Entwicklung für SAP Business One
• Web- & B2B-Portale