Provisions- und Produktumwandlungsportal für SAP B1

Die Herausforderung

Provisionen wurden in Tabellen auf Basis von SAP-Exporten berechnet, mit Streit über Preise, Rabatte und den Zahlungsstatus.

Ausgangslage

Ein Distributionsunternehmen in Lateinamerika berechnete Verkaufsprovisionen in Tabellen, die auf Exporten aus SAP Business One beruhten. Jeder Lauf hing von Preisen, Rabatten und technischen Rabatten pro Rechnung ab, und jeder manuelle Schritt war eine Gelegenheit für eine abweichende Zahl. Vertriebsmitarbeiter bestritten Beträge, und es war nicht immer klar, welche Provisionen bereits ausgezahlt waren.

Fehler bei Provisionen beschädigen das Vertrauen des Vertriebsteams und kosten die Finanzabteilung Zeit für die Klärung. Außerdem musste das Unternehmen einen Artikel in seine Komponenten zerlegen und die Kosten anteilig verteilen sowie den Nachschub steuern – alles auf Spanisch und alles auf Basis der Daten, die bereits in SAP B1 vorhanden sind.

Was wir entwickelt haben

• Provisionsberechnung pro Rechnung mit Regeln für Preis, Rabatt und technischen Rabatt
• Freigabe-Workflow und automatische Anlage der Zahlung (Scheck oder Überweisung) in SAP B1
• Produktumwandlung: ein Artikel wird in Komponenten zerlegt, die Kosten werden anteilig verteilt
• Nachschub und Dashboards

So greift alles ineinander

• Das Portal auf Basis von ASP.NET Core MVC mit spanischer Oberfläche liest Rechnungen und Artikeldaten über den Service Layer aus SAP B1.
• Provisionsregeln für Preis, Rabatt und technischen Rabatt werden pro Rechnung angewendet, und jede Berechnung wird revisionssicher in SQL Server gespeichert.
• Ein Freigabe-Workflow führt jeden Provisionslauf vom Status „berechnet“ zu „freigegeben“, bevor etwas ausgezahlt wird.
• Freigegebene Läufe legen die Zahlung (Scheck oder Überweisung) über den Service Layer direkt in SAP B1 an, sodass niemand Beträge erneut eingibt.
• Die Produktumwandlung zerlegt einen Artikel in Komponenten, verteilt seine Kosten anteilig und bucht das Ergebnis in SAP B1; Nachschubansichten und Dashboards lesen dieselben Daten.

So haben wir es umgesetzt

1. Analyse und Leistungsumfang. Dokumentation der Provisionsregeln, wie die Finanzabteilung sie heute anwendet, einschließlich der Fälle mit Rabatt und technischem Rabatt, und Abstimmung, wie Umwandlungen und Zahlungen in SAP B1 gebucht werden müssen.
2. Entwicklung auf einem Testmandanten. Berechnung, Freigabe-Workflow, Zahlungsanlage und Produktumwandlung werden gegen einen SAP-B1-Testmandanten entwickelt, damit sich Zahlungen und Lagerbuchungen gefahrlos wiederholen lassen.
3. Tests. Vergangene Perioden laufen durch das Portal, und die Ergebnisse werden mit den alten Tabellen verglichen. Geprüft wird, dass Zahlungen und Umwandlungskosten in SAP B1 korrekt gebucht werden.
4. Produktivstart. Der nächste Provisionslauf wird im Portal durchgeführt, Finanz- und Vertriebsleitung werden in den Freigabeschritten geschult, und der Tabellenprozess wird abgelöst.
5. Support. Nach dem Produktivstart umfasst der Support Regelanpassungen, Sonderfälle und Fragen der Anwender.

Ergebnis

• Provisionsläufe von Tabellen in einen revisionssicheren Workflow überführt
• Zahlungen werden in SAP B1 angelegt, ohne Beträge erneut einzugeben

Provisionsläufe folgen jetzt einem revisionssicheren Workflow statt Tabellen, und freigegebene Provisionen werden zu Zahlungen in SAP B1, ohne dass jemand die Beträge erneut eintippt.

Erkenntnisse für ein ähnliches Projekt

• Schreiben Sie die Provisionsregeln auf und lassen Sie sie von der Finanzabteilung freigeben, bevor Sie entwickeln; die meisten Streitigkeiten entstehen aus Regeln, die nie jemand aufgeschrieben hat.
• Testen Sie mit vergangenen Perioden. Weichen Portal und alte Tabelle voneinander ab, klären Sie vor dem Produktivstart, welches Ergebnis stimmt.
• Buchen Sie Zahlungen und Lagerbewegungen über den Service Layer, damit die Geschäftsregeln und Validierungen von SAP B1 weiterhin greifen.

Technologie

Eingesetzte Leistungen

• Web- & B2B-Portale
• Entwicklung für SAP Business One

Umgesetzt von Zain Abbas, Kodenova.