WhatsApp-KI-Agent für Vertrieb und Einkauf mit ERP

Die Herausforderung

Ein Handelsunternehmen führte die Gespräche mit Kunden und Lieferanten manuell auf WhatsApp – rund um die Uhr und über mehrere Zeitzonen hinweg.

Ausgangslage

Ein Handelsunternehmen in den Vereinigten Staaten führte die Gespräche mit Kunden und Lieferanten manuell auf WhatsApp. Kunden fragen nach Rechnungen, Kontoauszügen und Versanddokumenten, erteilen Aufträge und erwarten schnelle Antworten, während Lieferanten über Preise und Konditionen verhandeln. Da das Unternehmen über mehrere Zeitzonen hinweg arbeitet, kommen diese Nachrichten rund um die Uhr.

Die offizielle WhatsApp Business Platform ist der unterstützte Weg, dies zu automatisieren. Sie hat Regeln, die das Design prägen: Ein Unternehmen darf innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden frei antworten, Nachrichten, die es außerhalb dieses Zeitfensters selbst beginnt, müssen jedoch vorab genehmigte Vorlagen verwenden. Ein Agent, der verhandelt, braucht außerdem klare Grenzen und eine Möglichkeit, das Gespräch an einen Menschen zu übergeben.

Was wir entwickelt haben

• Offizielle WhatsApp Business Platform mit Text und Sprachanrufen
• Gemini als Reasoning-Modell, mit realistischer Stimme über ElevenLabs
• Belege (Rechnungen, Kontoauszüge, Versanddokumente) werden direkt aus dem ERP abgerufen
• Übergabe an einen Menschen und vollständige Protokollierung im ERP/CRM

So greift alles ineinander

• Nachrichten und Sprachanrufe von Kunden und Lieferanten kommen über die WhatsApp Cloud API und die WhatsApp Calling API an.
• Ein Backend auf Basis von ASP.NET Core nimmt sie entgegen und übergibt das Gespräch an Gemini, das Reasoning-Modell.
• Fragt ein Kunde nach einem Beleg, ruft der Agent die Rechnung, den Kontoauszug oder das Versanddokument aus dem ERP ab und sendet es per WhatsApp.
• Bei Sprachanrufen werden die Antworten über ElevenLabs mit einer realistischen Stimme gesprochen.
• Aufträge und Einkaufsverhandlungen bleiben innerhalb vorab festgelegter Grenzen; alles darüber hinaus wird an einen Menschen übergeben, und jedes Gespräch wird im ERP/CRM protokolliert.

So haben wir es umgesetzt

1. Analyse und Leistungsumfang. Erfassung der Gespräche, die das Team heute führt, der ERP-Belege, die Kunden anfordern, der Verhandlungsgrenzen gegenüber Lieferanten und der Fälle, die immer an einen Menschen gehen müssen.
2. Entwicklung mit Testnummern und Testdaten. Eine WhatsApp-Testnummer wird an das Backend angebunden, für Belege und Aufträge werden ERP-Testdaten verwendet, und die für vom Unternehmen initiierte Nachrichten nötigen Vorlagen werden zur Genehmigung eingereicht.
3. Tests. Getestet werden Text- und Sprachgespräche, Belegabrufe, Aufträge und Verhandlungen, die an die Grenzen stoßen. Geprüft wird, dass die Übergabe einen Menschen erreicht und jeder Austausch im ERP/CRM protokolliert wird.
4. Produktivstart (geplant). Umstellung auf die produktive WhatsApp-Nummer, Start mit einer begrenzten Gruppe von Kunden und Lieferanten und schrittweise Erweiterung, sobald sich der Agent als zuverlässig erweist.
5. Support. Nach dem Produktivstart umfasst der Support die Feinabstimmung von Antworten, Grenzen und Übergaberegeln.

Ergebnis

• In Umsetzung

Dieses Projekt befindet sich noch in der Umsetzung, daher werden noch keine Ergebnisse genannt. Diese Seite wird nach dem Produktivstart aktualisiert.

Erkenntnisse für ein ähnliches Projekt

• Nutzen Sie die offizielle WhatsApp Business Platform; bei inoffizieller Automatisierung riskieren Sie die Sperrung der Nummer.
• Planen Sie Nachrichtenvorlagen früh. Vom Unternehmen initiierte Nachrichten außerhalb des 24-Stunden-Fensters brauchen eine Genehmigung, und die dauert.
• Geben Sie dem Agenten feste Grenzen für Preise und Mengen im Code vor, nicht nur im Prompt, und bieten Sie immer eine Übergabe an einen Menschen an.

Technologie

Eingesetzte Leistungen

• KI-Agenten für WhatsApp
• KI-Agenten für ERP

Umgesetzt von Zain Abbas, Kodenova.