SAP Business One aux États-Unis : sales tax et formulaires 1099

Aux États-Unis, SAP Business One fonctionne sur une localisation officielle de SAP. Deux sujets façonnent l’ERP d’une société américaine : la sales and use tax, fixée par les États et les collectivités locales, et la déclaration des paiements fournisseurs sur formulaire 1099. Cette page couvre les deux, ainsi que les moteurs fiscaux, la facture électronique et une requête SQL pour contrôler la sales tax avant le dépôt.

Je suis Zain Abbas, développeur SAP Business One, avec plus de 7 ans de travail sur SAP B1 pour des entreprises de 13 pays. Les États-Unis font partie des 13 pays d’où viennent mes clients SAP B1. Cette page est un guide pratique plutôt qu’une étude de cas : les règles américaines proviennent de l’IRS, de la Cour suprême et de la documentation de SAP, citées en fin de page.

Que couvre la localisation USA de SAP Business One ?

La localisation est choisie à la création de la base de données société et ne peut plus être modifiée ensuite : une société américaine doit donc être créée sur la localisation USA dès le premier jour. Le guide fiscal de SAP (version 1.2, juin 2026, pour la version 10.0 et la version HANA) et les pages d’aide documentent :

Comment la sales tax américaine fonctionne-t-elle pour un ERP ?

Les États-Unis n’ont ni TVA ni sales tax fédérale. La sales and use tax relève des États et souvent des comtés, des villes et de districts spéciaux : une même facture peut donc porter plusieurs taux cumulés qui dépendent de l’adresse de livraison.

Le nexus économique après Wayfair

Jusqu’en 2018, un État ne pouvait obliger un vendeur à collecter sa sales tax que si ce vendeur y avait une présence physique. Le 21 juin 2018, dans l’arrêt South Dakota v. Wayfair, la Cour suprême a renversé les arrêts Quill (1992) et National Bellas Hess (1967). La loi du Dakota du Sud qu’elle a validée visait les vendeurs qui, chaque année, livrent dans l’État plus de 100 000 USD de biens ou de services ou y réalisent 200 transactions distinctes ou plus. Les États fixent désormais leurs propres seuils, et ceux-ci diffèrent.

Le nexus est une décision fiscale, pas un paramètre de l’ERP. Dans SAP B1, vous ne collectez que là où vous êtes immatriculé : les autres adresses de livraison reçoivent un code de taxe à 0 % ou, avec le Tax Service, Tax Service Enabled = No. Et gardez des adresses propres, car un mauvais code ZIP donne un mauvais montant de taxe.

Les certificats d’exonération

Les acheteurs qui achètent pour revendre, ainsi que les organismes exonérés, remettent au vendeur un certificat d’exonération. Selon le Streamlined Sales and Use Tax Agreement, un vendeur établi dans un État membre qui obtient un certificat complet au moment de la vente ou dans les 90 jours est dégagé de la taxe si l’exonération s’avère invalide, et il doit conserver pour l’État les justificatifs des ventes exonérées.

Le guide fiscal américain de SAP ne prévoit pas d’emplacement pour stocker les certificats, qui sont donc en général conservés hors de l’ERP. Dans SAP B1, je marquerais le client comme exonéré, conserverais le numéro et la date d’expiration du certificat dans des champs utilisateur, et bloquerais dans SBO_SP_TransactionNotification une facture client exonérée dont le certificat manque ou a expiré.

SAP signale qu’un code de taxe à 0 % fait apparaître le montant comme imposable dans le Tax Report, alors qu’un client exonéré, un article exonéré ou Tax Liable = No le fait apparaître comme non imposable. Choisissez une seule méthode.

Quelle place pour des moteurs fiscaux comme Avalara et Vertex ?

Tenir à la main les taux de milliers de juridictions, c’est la partie difficile. Deux voies :

1. Le Tax Service de SAP avec un fournisseur documenté, Avalara Rates by Address (gratuit dans le cadre d’une politique d’usage raisonnable après inscription auprès d’Avalara). SAP B1 envoie l’adresse de livraison de chaque ligne via EDS et crée un code de taxe système comme « #90245SM », qui contient le code ZIP. Limites : partenaires américains uniquement, pas de montants minimum/maximum ni de taxe forfaitaire, et hors ligne il revient à la détermination des codes de taxe.
2. Un moteur fiscal externe. Depuis la 9.3 PL11, le paramètre Allow External Calculation of Sales Tax (SAP Note 2771989) permet aux documents créés via la DI API ou le Service Layer de porter une taxe calculée hors de SAP B1. C’est le point d’accroche pour des moteurs complets comme les produits payants d’Avalara ou Vertex. Demandez à l’éditeur s’il existe un connecteur prêt pour SAP Business One : les pages SAP publiques de Vertex, par exemple, citent ECC, S/4HANA et ByDesign plutôt que Business One.

Ce sont des options d’intégration, pas des recommandations ; la recherche de taux, le dépôt des déclarations et la gestion des certificats sont des services distincts.

Qu’exige la déclaration sur formulaire 1099 ?

Les entreprises américaines déclarent certains paiements à des non-salariés et à des fournisseurs sur des déclarations d’information de l’IRS. Les deux qui comptent en comptabilité fournisseurs :

• Le formulaire 1099-NEC pour la rémunération des non-salariés. Avec le One, Big, Beautiful Bill Act, le seuil est passé de 600 USD à 2 000 USD pour les paiements effectués en 2026, avec une indexation possible sur l’inflation à partir de 2027. À remettre aux bénéficiaires et à l’IRS au plus tard le 31 janvier.
• Le formulaire 1099-MISC pour les autres paiements. Les loyers et autres revenus sont aussi passés à 2 000 USD ; les redevances restent à 10 USD et les produits bruts versés aux avocats à 600 USD.

Les paiements par carte et via des réseaux tiers figurent sur le formulaire 1099-K émis par l’organisme de règlement, pas par vous. Collectez le TIN de chaque bénéficiaire sur le formulaire W-9. Si vous déposez au total 10 déclarations d’information ou plus, le dépôt électronique est obligatoire (déclarations dues à partir du 1er janvier 2024, tous types confondus), via IRIS ou FIRE.

Le rapport 1099/1096 dans SAP Business One

Le rapport se trouve sous Financials > Financial Reports > Accounting. Vous affectez un formulaire et une case 1099 sur le fournisseur et pouvez les modifier sur la facture fournisseur ; une fois payée, la facture est incluse. Le rapport totalise par fournisseur ou par formulaire et case, peut inclure des paiements qui ne reposent pas sur des factures et affiche le Federal Tax ID du fournisseur.

Avant la clôture de l’année, mettez à jour les minimums par case selon les nouveaux seuils et vérifiez que chaque fournisseur 1099 a un Federal Tax ID.

La facture électronique est-elle obligatoire aux États-Unis ?

Non. Aucune règle fédérale n’impose la facture électronique B2B, et c’est la principale différence avec les systèmes de validation préalable (clearance) que j’ai développés dans d’autres pays.

Il existe en revanche un cadre sectoriel. Après un E-invoice Exchange Market Pilot de la Business Payments Coalition, soutenu par la Federal Reserve, les participants ont créé en 2023 la Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance) pour gouverner un cadre d’échange. Les entreprises se connectent via des prestataires certifiés qui jouent le rôle de points d’accès, un modèle proche de Peppol.

Pour une entreprise sous SAP B1, c’est facultatif. Si un grand client l’exige, il vous faut un prestataire certifié et une intégration qui envoie les factures clients depuis SAP B1.

Comment contrôler mes montants de sales tax dans SAP Business One ?

Le Tax Report présente la taxe par juridiction ou par code de taxe. Avant de m’y fier, je le rapproche des documents. Cette requête additionne le montant imposable, le montant non imposable et la taxe par code de taxe pour un trimestre, factures clients moins avoirs, hors documents annulés.

-- SQL Server: sales tax per tax code, A/R invoices minus credit memos (July to September 2026)
SELECT X.TaxCode, T1.Name AS TaxName, T1.Rate,
       SUM(X.Taxable)    AS TaxableAmount,
       SUM(X.NonTaxable) AS NonTaxableAmount,
       SUM(X.TaxAmount)  AS TaxAmount
FROM (
    SELECT L.TaxCode,
           CASE WHEN L.TaxStatus = 'Y' THEN L.LineTotal * (1 - H.DiscPrcnt / 100) ELSE 0 END AS Taxable,
           CASE WHEN L.TaxStatus = 'N' THEN L.LineTotal * (1 - H.DiscPrcnt / 100) ELSE 0 END AS NonTaxable,
           L.VatSum AS TaxAmount
    FROM OINV H INNER JOIN INV1 L ON L.DocEntry = H.DocEntry
    WHERE H.CANCELED = 'N' AND H.DocDate BETWEEN '20260701' AND '20260930'
    UNION ALL
    SELECT L.TaxCode,
           CASE WHEN L.TaxStatus = 'Y' THEN -L.LineTotal * (1 - H.DiscPrcnt / 100) ELSE 0 END,
           CASE WHEN L.TaxStatus = 'N' THEN -L.LineTotal * (1 - H.DiscPrcnt / 100) ELSE 0 END,
           -L.VatSum
    FROM ORIN H INNER JOIN RIN1 L ON L.DocEntry = H.DocEntry
    WHERE H.CANCELED = 'N' AND H.DocDate BETWEEN '20260701' AND '20260930'
) X
LEFT JOIN OSTC T1 ON T1.Code = X.TaxCode
GROUP BY X.TaxCode, T1.Name, T1.Rate
ORDER BY X.TaxCode

-- SAP HANA version
SELECT X."TaxCode", T1."Name" AS "TaxName", T1."Rate",
       SUM(X."Taxable")    AS "TaxableAmount",
       SUM(X."NonTaxable") AS "NonTaxableAmount",
       SUM(X."TaxAmount")  AS "TaxAmount"
FROM (
    SELECT L."TaxCode",
           CASE WHEN L."TaxStatus" = 'Y' THEN L."LineTotal" * (1 - H."DiscPrcnt" / 100) ELSE 0 END AS "Taxable",
           CASE WHEN L."TaxStatus" = 'N' THEN L."LineTotal" * (1 - H."DiscPrcnt" / 100) ELSE 0 END AS "NonTaxable",
           L."VatSum" AS "TaxAmount"
    FROM OINV H INNER JOIN INV1 L ON L."DocEntry" = H."DocEntry"
    WHERE H."CANCELED" = 'N' AND H."DocDate" BETWEEN '20260701' AND '20260930'
    UNION ALL
    SELECT L."TaxCode",
           CASE WHEN L."TaxStatus" = 'Y' THEN -L."LineTotal" * (1 - H."DiscPrcnt" / 100) ELSE 0 END,
           CASE WHEN L."TaxStatus" = 'N' THEN -L."LineTotal" * (1 - H."DiscPrcnt" / 100) ELSE 0 END,
           -L."VatSum"
    FROM ORIN H INNER JOIN RIN1 L ON L."DocEntry" = H."DocEntry"
    WHERE H."CANCELED" = 'N' AND H."DocDate" BETWEEN '20260701' AND '20260930'
) X
LEFT JOIN OSTC T1 ON T1."Code" = X."TaxCode"
GROUP BY X."TaxCode", T1."Name", T1."Rate"
ORDER BY X."TaxCode"

Remarques tirées de ce type de contrôle :

• Les annulations. CANCELED = ‘N’ exclut à la fois le document annulé (‘Y’) et le document d’annulation (‘C’) que SAP B1 crée pour lui.
• Les remises d’en-tête. LineTotal est avant la remise du document, d’où DiscPrcnt. Voir remises d’en-tête et totaux de vente (en anglais).
• Les frais de port. La taxe sur les frais de port se trouve dans les tables de frais, pas dans INV1 ; comparez avec la colonne Taxable Freight du Tax Report.
• Les juridictions. Une déclaration d’État nécessite la part État de chaque code ; exécutez pour cela le Tax Report par juridiction.

Testez la requête sur un trimestre déjà déclaré avant de vous y fier. La référence des tables SAP B1 liste OSTC et les autres tables utilisées ici, et le convertisseur SQL vers HANA réécrit les requêtes SQL Server pour HANA.

Quels ERP et logiciels comptables sont répandus aux États-Unis ?

Les petites entreprises commencent souvent avec QuickBooks ou Xero et passent à NetSuite, Business Central, Sage Intacct, Acumatica ou SAP Business One quand le stock ou la sales tax multi-États dépassent leurs capacités. Notre sélecteur d’ERP (en anglais) est un point de départ neutre.

Que peut faire Kodenova pour les utilisateurs de SAP Business One aux États-Unis ?

Je travaille à distance depuis le Pakistan, avec 10 heures d’avance sur l’heure de l’Est américain en hiver et 9 en été. Le recouvrement réaliste est la matinée de l’Est, environ de 8 h à 12 h, qui correspond à ma soirée ; avec la côte Ouest, il se limite à une heure ou deux, si bien que le travail se fait surtout en asynchrone avec un court appel quotidien. Ce que je fais :

• Des add-ons dans SAP B1 avec l’UI API et la DI API. Voir le guide de développement d’add-ons (en anglais).
• Des intégrations via le Service Layer : boutiques en ligne, CRM, moteurs fiscaux, banques et outils de paiement. Voir le guide du Service Layer (en anglais).
• Des règles de validation dans SBO_SP_TransactionNotification, par exemple pour bloquer une facture exonérée sans certificat valide ou un fournisseur 1099 sans Federal Tax ID. Voir les exemples de TransactionNotification (en anglais).
• Des portails pour les collaborateurs, clients ou fournisseurs sans licence SAP B1 complète.
• Des requêtes, des rapports et la migration de SQL Server vers HANA. Voir le guide de migration (en anglais).
• De l’IA au-dessus de SAP B1 : connecter ChatGPT à SAP Business One (en anglais) avec un serveur MCP, pour que ChatGPT ou Claude répondent à partir des données SAP en direct, avec gestion des droits.

Le déroulement d’un projet, du premier échange gratuit jusqu’à la mise en production, est décrit sur la page développeur SAP Business One pour les entreprises américaines (en anglais).

Pour être clair sur le périmètre : je ne vends ni moteur fiscal ni service de dépôt des 1099, et je ne donne pas de conseil fiscal ; le nexus, les immatriculations et les déclarations relèvent de votre conseiller fiscal. Kodenova est indépendante et ne revend pas de licences ; si vous avez un partenaire pour les licences et le support, je travaille à ses côtés sur le développement.

Sources

• SAP Help Portal: How to Manage Sales and Purchasing Tax in the US Localization (v1.2, 2026-06-17, PDF)
• SAP Help Portal: How to Use Tax Service in the US Localization of SAP Business One (v5.0, 2025-02-02, PDF)
• SAP Help Portal: 1099/1096 Report (SAP Business One)
• SAP Help Portal: 1099/1096 Report - Selection Criteria
• IRS: Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (Rev. December 2026)
• IRS: E-file information returns
• South Dakota v. Wayfair, Inc. (2018), Supreme Court opinion text (Cornell LII)
• Streamlined Sales and Use Tax Agreement, as amended through 20 May 2025 (PDF)
• FedPayments Improvement: Electronic invoices (Business Payments Coalition exchange framework)
• Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance)

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