Ricerche formattate in SAP Business One (FMS): sintassi $[$38.1.0], 7 esempi pratici e aggiornamento automatico

Che cos’è una ricerca formattata

Una ricerca formattata, di solito chiamata FMS, è una query salvata collegata a un campo di una maschera. Quando viene eseguita, SAP Business One scrive il risultato nel campo oppure mostra un elenco da cui l’utente sceglie.

Gli utenti le apprezzano perché eliminano la digitazione. Gli sviluppatori perché non serve alcun add-on. Può compilare un UDF di riga con il nome estero dell’articolo, mostrare la giacenza nel magazzino della riga o offrire un menu a tendina da una tabella definita dall’utente.

Se vuole evitare il lavoro sulla sintassi, il nostro creatore di ricerche formattate scrive la query per lei.

La sintassi

Ci sono due modi per leggere i valori dalla maschera aperta.

Nella prima forma:

• Item è l’indice dell’item della maschera. Nei documenti di vendita e acquisto, 38 è la matrice delle righe e 4 è il codice cliente o fornitore.
• Column è la colonna della matrice. Usi 0 per i campi di testata.
• Type determina come viene restituito il valore:
  • 0 restituisce il valore così com’è. Lo usi per codici, testo e numeri di documento.
  • NUMBER restituisce un numero senza valuta o unità. Lo usi per i calcoli.
  • CURRENCY restituisce solo il simbolo della valuta o l’unità di misura.
  • DATE restituisce una data a cui può aggiungere giorni.

La guida di SAP consiglia la forma con indice, perché $[$4.0.0] funziona su qualsiasi documento di marketing, mentre $[OINV.CardCode] funziona solo sulle fatture clienti.

I campi definiti dall’utente usano il proprio nome come colonna: $[$38.U_Discount.NUMBER].

Non vuole cercare a mano gli ID di item e colonna? Il creatore di ricerche formattate scrive la variabile per il campo che sceglie.

Riferimento rapido

I numeri di item e colonna possono variare tra versioni e maschere. Li verifichi con Visualizza → Informazioni di sistema prima di fare affidamento su un numero.

Come trovare gli ID di item e colonna

1. In SAP Business One apra Visualizza > Informazioni di sistema.
2. Apra la maschera e passi il mouse sul campo.
3. Legga la barra di stato in basso. Mostra l’item, la colonna e, per i campi del database, il nome della tabella e del campo.

Verifichi ogni ID sulla sua versione e sulla sua maschera. I numeri di colonna possono variare tra tipi di documento e localizzazioni. Il nostro riferimento tabelle SAP B1 aiuta con i nomi di tabelle e campi.

Come assegnare una ricerca formattata

1. Salvi la query nel Query Manager, idealmente in una categoria chiamata “FMS”.
2. Apra la maschera di destinazione e faccia clic nel campo.
3. Prema Alt+Shift+F2. Si apre la finestra della ricerca formattata.
4. Scelga Search in Existing User-Defined Values according to Saved Query e selezioni la sua query.
5. Decida quando eseguirla:
   • Nessun aggiornamento automatico: l’utente preme Shift+F2 o fa clic sulla lente.
   • Auto Refresh When Field Changes: scelga il campo di attivazione, ad esempio il codice articolo. La query viene eseguita quando l’utente esce da quel campo.
   • Display Saved Values: mantiene il valore salvato sul documento invece di rieseguire la query ogni volta che il documento viene aperto.
6. Faccia clic su Aggiorna e provi su un nuovo documento.

La guida di SAP elenca anche un’opzione “Refresh Regularly”. Avverte di usarla con parsimonia, perché può rallentare le maschere e modificare i documenti salvati quando vengono consultati.

7 esempi pratici

Tutti gli esempi usano la sintassi SQL Server. Le note per HANA seguono più avanti.

1. Campo articolo su una riga. Nome estero dell’articolo della riga in un UDF di riga (tabella OITM).

SELECT T0.FrgnName
FROM OITM T0
WHERE T0.ItemCode = $[$38.1.0]

2. Campo del partner commerciale in testata. Fido disponibile per il cliente selezionato (tabella OCRD).

SELECT T0.CreditLine - T0.Balance
FROM OCRD T0
WHERE T0.CardCode = $[$4.0.0]

3. Giacenza nel magazzino della riga. In molte maschere di documento la colonna 24 è il magazzino. Lo confermi con Informazioni di sistema. La giacenza per magazzino si trova in OITW.

SELECT T0.OnHand
FROM OITW T0
WHERE T0.ItemCode = $[$38.1.0]
  AND T0.WhsCode = $[$38.24.0]

4. Ultimo prezzo di vendita a questo cliente. Utile come controllo accanto alla colonna del prezzo (fatture clienti in OINV).

SELECT TOP 1 T1.Price
FROM OINV T0
INNER JOIN INV1 T1 ON T0.DocEntry = T1.DocEntry
WHERE T0.CardCode = $[$4.0.0]
  AND T1.ItemCode = $[$38.1.0]
  AND T0.CANCELED = 'N'
ORDER BY T0.DocDate DESC, T0.DocEntry DESC

5. Peso della riga. Peso di vendita per unità moltiplicato per la quantità della riga (colonna 11).

SELECT T0.SWeight1 * $[$38.11.NUMBER]
FROM OITM T0
WHERE T0.ItemCode = $[$38.1.0]

6. Menu a tendina da una tabella definita dall’utente. Restituire due colonne offre all’utente un elenco da cui scegliere.

SELECT T0.Code, T0.Name
FROM [@REGIONS] T0
ORDER BY T0.Name

7. Data odierna. Compila un UDF data alla creazione del documento.

SELECT GETDATE()

Differenze in HANA

Su SAP Business One per HANA la logica resta la stessa, ma l’SQL cambia:

• Metta i nomi di tabelle e colonne tra virgolette doppie: T0."ItemCode", "@REGIONS".
• Anche i nomi degli UDF nella variabile richiedono le virgolette: $[$38."U_Discount".NUMBER].
• Una SELECT senza tabella richiede FROM DUMMY.
• Sostituisca le funzioni SQL Server: GETDATE() diventa CURRENT_DATE, ISNULL diventa IFNULL.

Esempio 7 su HANA:

SELECT CURRENT_DATE FROM DUMMY

Esempio 1 su HANA:

SELECT T0."FrgnName"
FROM OITM T0
WHERE T0."ItemCode" = $[$38.1.0]

Se deve migrare molte query, le incolli nel nostro convertitore da SQL a HANA e poi le provi una per una.

Errori comuni delle ricerche formattate e come correggerli

Inoltre Auto Refresh non ha effetto sui campi che non si possono più modificare, come il numero articolo su una consegna già esistente.

Consigli sulle prestazioni

• Le ricerche a livello di riga si moltiplicano. Una ricerca che si aggiorna automaticamente sul codice articolo viene eseguita una volta per riga. Su un ordine di 200 righe sono 200 query. Ne aggiunga tre di questo tipo e gli utenti lo noteranno.
• Filtri sulle chiavi. Interroghi per ItemCode, CardCode, DocEntry. Eviti LIKE '%x%' e funzioni sulle colonne nella clausola WHERE.
• Eviti join pesanti sulle tabelle dei documenti. L’esempio 4 scorre lo storico delle fatture: va bene per qualche centinaio di migliaia di righe, è lento con milioni. Valuti un indice o una tabella di riepilogo.
• Preferisca l’esecuzione su richiesta per le esigenze rare. Se agli utenti un valore serve solo ogni tanto, lasci disattivato l’aggiornamento automatico e faccia premere Shift+F2.
• Usi Display Saved Values per tutto ciò che non deve cambiare dopo il salvataggio del documento.

Quando usare qualcos’altro

Una ricerca formattata compila campi, non impone regole. Un utente può sovrascrivere il valore, e le importazioni tramite DI API o Service Layer non la eseguono.

• Usi la stored procedure di transaction notification (SBO_SP_TransactionNotification) quando una regola deve valere sempre, ad esempio “nessuna fattura senza centro di costo” o “il prezzo non può essere inferiore al costo”. Blocca il salvataggio, qualunque sia l’origine.
• Usi un add-on quando servono nuove schermate, pulsanti, chiamate ad API esterne o logiche che dipendono da molti campi contemporaneamente.
• Mantenga le FMS per valori predefiniti, ricerche ed elenchi di selezione che aiutano l’utente a digitare meno.

Le ricerche formattate compilano i campi mentre si digita; per la reportistica sugli stessi dati, veda come costruire una dashboard SAP Business One senza Power BI.

Pronto a crearne una? Apra il creatore di ricerche formattate, scelga maschera e campo e copi la query. Se i suoi documenti sono lenti o le servono regole che le FMS non possono imporre, ci contatti e analizzeremo la sua configurazione.

Sources

• SAP: How to Define and Use Formatted Search (guida pratica di SAP Business One, PDF)
• SAP: How to Define and Use Formatted Searches (ospitato da Vision33)
• SAP Community: Formatted search to calculate discount on SAP B1 HANA (ricerca formattata per calcolare uno sconto in SAP B1 HANA)
• SAP Community: Internal error (-1003) occurred [Message 131-183] durante l'esecuzione di una ricerca formattata
• Packt: Working with User-Defined Values in SAP Business One (lavorare con i valori definiti dall'utente)

Related services

• Sviluppo SAP Business One