SAP Business One in Deutschland: E-Rechnung, DATEV, GoBD

SAP Business One läuft in Deutschland auf einer offiziellen SAP-Lokalisierung. Die deutsche Umsatzsteuer-Einrichtung, die Steuerberichte, der DATEV-Export und die E-Rechnungsformate kommen also von SAP selbst. Was sich für deutsche Unternehmen gerade ändert, ist die E-Rechnung: Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, das Ausstellen wird 2027 bzw. 2028 Pflicht. Diese Seite zeigt, was die Lokalisierung abdeckt, welche Fristen gelten und wo individuelle Entwicklung auf SAP B1 hilft.

Ich bin Zain Abbas, SAP-Business-One-Entwickler. 2,5 Jahre lang habe ich als Teil des Teams eines deutschen Unternehmens an Produktions-Add-ons, Webportalen und einer 3CX-Telefonintegration für SAP B1 gearbeitet. Das ist die deutsche Praxis hinter dieser Seite; die Regeln unten stammen vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) und aus der SAP-Dokumentation, verlinkt am Ende.

Was enthält die deutsche Lokalisierung von SAP Business One?

SAP liefert SAP Business One mit Länderlokalisierungen aus, und Deutschland ist eine davon (Österreich und die Schweiz haben jeweils eine eigene). Die Anleitung „Localization for Germany“ im SAP Help Portal für Release 10.0 umfasst:

Die Lokalisierung wählen Sie beim Anlegen eines neuen Mandanten in SAP Business One, und sie lässt sich später nicht umstellen. Eine deutsche Gesellschaft sollte deshalb vom ersten Tag an auf der deutschen Lokalisierung angelegt werden. Wer mit einer anderen Lokalisierung gestartet ist und später deutsche Meldungen braucht, landet meist bei einer neuen Firmendatenbank und einer Datenmigration, nicht bei einer Einstellung.

Ab wann müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht kommt aus dem Wachstumschancengesetz und wird in den FAQ des BMF und im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erläutert. Für inländische B2B-Rechnungen gilt:

1. Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.
2. Bis 31. Dezember 2026: Rechnungssteller dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen (Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF).
3. Bis 31. Dezember 2027: Rechnungssteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.
4. Danach: Inländische B2B-Rechnungen müssen E-Rechnungen sein.

E-Rechnung heißt hier ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die beiden meistgenannten Formate sind XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD / Factur-X, ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, das Menschen lesen und Software verarbeiten kann. Einen Übertragungsweg schreibt Deutschland im B2B-Bereich nicht vor: E-Mail funktioniert, Peppol ist im B2B optional und bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) weit verbreitet.

Das unterscheidet sich von den Clearance-Modellen, die ich in anderen Ländern umgesetzt habe, etwa in Guatemala oder El Salvador, wo jede Rechnung vor oder direkt nach der Ausstellung an die Steuerbehörde geht. Für B2B-Rechnungen gibt es in Deutschland bisher keine zentrale Plattform; die Rechnung geht vom Verkäufer direkt zum Käufer.

Was das in SAP Business One bedeutet

Die Empfangsseite wird oft unterschätzt. Seit 2025 bekommt Ihre Kreditorenbuchhaltung XML-Dateien und hybride PDFs. Jemand muss sie prüfen und als Eingangsrechnungen (OPCH) buchen, idealerweise ohne Abtippen. Die ZUGFeRD-Anleitung für die deutsche Lokalisierung ist der Ausgangspunkt; Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen setzen meist ein Werkzeug für den Belegeingang darauf.

Auf der Ausgangsseite müssen die Daten vollständig sein, bevor die E-Rechnung gültig sein kann. In der Praxis liegen die Lücken in den Stammdaten, nicht im XML: fehlende USt-IdNr. bei Geschäftspartnern (OCRD.LicTradNum), fehlende Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern und falsche Steuerkennzeichen auf den Zeilen. Eine Abfrage oder eine Prüfregel in SAP B1 findet diese Lücken Monate vor der Frist.

-- SQL Server: deutsche Kunden mit Ausgangsrechnungen in diesem Jahr, aber ohne USt-IdNr.
SELECT DISTINCT T0.CardCode, T0.CardName, T0.LicTradNum
FROM OCRD T0
INNER JOIN OINV T1 ON T1.CardCode = T0.CardCode
INNER JOIN CRD1 T2 ON T2.CardCode = T0.CardCode AND T2.AdresType = 'B'
WHERE T0.CardType = 'C'
  AND T2.Country = 'DE'
  AND T1.DocDate >= '20260101'
  AND (T0.LicTradNum IS NULL OR T0.LicTradNum = '')

-- SAP HANA
SELECT DISTINCT T0."CardCode", T0."CardName", T0."LicTradNum"
FROM OCRD T0
INNER JOIN OINV T1 ON T1."CardCode" = T0."CardCode"
INNER JOIN CRD1 T2 ON T2."CardCode" = T0."CardCode" AND T2."AdresType" = 'B'
WHERE T0."CardType" = 'C'
  AND T2."Country" = 'DE'
  AND T1."DocDate" >= '20260101'
  AND (T0."LicTradNum" IS NULL OR T0."LicTradNum" = '')

Damit keine neuen Lücken entstehen, kann eine Regel in SBO_SP_TransactionNotification eine Ausgangsrechnung für einen deutschen Kunden ohne USt-IdNr. blockieren. Meine Anleitung zu TransactionNotification zeigt das Muster für beide Datenbanken. Die Tabellenseite zu OCRD listet die Felder der Geschäftspartner.

Zur Klarstellung: Ich verkaufe keinen deutschen E-Rechnungs-Connector. Die Funktionen für XRechnung und ZUGFeRD kommen aus der SAP-Lokalisierung und von SAP-Partnern in Deutschland. Ich helfe drumherum: Datenprüfungen, Prüfregeln, Add-ons und Integrationen.

Wie arbeitet SAP Business One mit DATEV zusammen?

Die meisten deutschen Unternehmen haben einen Steuerberater, der mit DATEV arbeitet. SAP dokumentiert eine DATEV-FI-Schnittstelle für SAP Business One. Die Einrichtung in der SAP-Anleitung hat vier Teile: die Zuordnung der DATEV-Steuerschlüssel prüfen, Geschäftspartner einrichten, Sachkonten einrichten (einschließlich m:n-Beziehungen zwischen SAP- und DATEV-Konten) und dann eine DATEV-FI-Datei exportieren. Für Besonderheiten bei Buchungsbelegen und beim Stammdatenexport hat die Anleitung eigene Abschnitte.

Aus der Arbeit mit solchen Exporten sind drei Punkte wichtiger als der Export-Button:

• Zuerst die Kontenzuordnung. Passt der Kontenplan in SAP B1 nicht sauber zum DATEV-Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) Ihres Steuerberaters, funktioniert der Export zwar, aber der Steuerberater korrigiert jeden Monat Buchungen von Hand.
• Debitoren- und Kreditorennummern. DATEV erwartet numerische Personenkonten. Geschäftspartnercodes wie C20000 brauchen eine Zuordnung, und die darf sich nach dem ersten Export nicht mehr ändern.
• Steuerkennzeichen. Jedes SAP-Steuerkennzeichen, das auf Buchungen vorkommt, braucht einen DATEV-Steuerschlüssel. Eine fehlende Zuordnung zeigt sich als Buchungen, die der Steuerberater nicht automatisch verbuchen kann.

Was bedeuten die GoBD für ein SAP-Business-One-System?

Die GoBD sind die Grundsätze des BMF zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form. Zusammen mit § 147 der Abgabenordnung, der dem Betriebsprüfer den Datenzugriff gibt, legen sie die Regeln fest, die für ein ERP zählen:

• Gebuchte Belege dürfen nicht spurlos geändert werden. SAP B1 bucht Belege und korrigiert sie über Gutschriften oder Stornobelege, das passt zu diesem Grundsatz. Individuelle Add-ons müssen derselben Logik folgen: Werte gebuchter Belege nie direkt per SQL ändern.
• Daten müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und für den Prüfer verfügbar bleiben, auch nach einem Systemwechsel oder Upgrade.
• E-Rechnungen müssen im empfangenen Format aufbewahrt werden. Das XML ist das Original, nicht ein Ausdruck davon.

Für individuelle Entwicklung ist das eine Designregel. Add-ons, die ich schreibe, buchen über die DI API oder den Service Layer, sodass die SAP-eigenen Geschäftsregeln und Änderungsprotokolle greifen. Direkte Schreibzugriffe auf SAP-Tabellen unterstützt SAP nicht, und sie würden auch den GoBD-Grundsatz der Nachvollziehbarkeit verletzen.

Welche ERP-Systeme sind in Deutschland verbreitet?

Der deutsche Markt für kleine und mittlere Unternehmen ist dicht besetzt. Häufig begegnen Ihnen SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage, die Lösungen von DATEV (vor allem auf der Buchhaltungs- und Steuerberaterseite), Lexware für kleine Unternehmen und deutsche Mittelstands-ERPs wie abas und proALPHA. Odoo und weclapp finden sich in Cloud-orientierten Unternehmen.

Das beste System für alle gibt es nicht. Wenn Sie noch auswählen, vergleichen Sie anhand Ihrer Prozesse, des Arbeitsablaufs Ihres Steuerberaters und Ihrer Anforderungen an die E-Rechnung. Unser ERP-Selector ist ein neutraler Startpunkt für diesen Vergleich.

Was kann Kodenova für SAP-Business-One-Anwender in Deutschland tun?

Ich arbeite remote, und Pakistan ist Deutschland je nach Sommerzeit 3 bis 4 Stunden voraus, sodass sich der größte Teil des deutschen Arbeitstags mit meinem überschneidet. Was ich für SAP-B1-Unternehmen mache, in Deutschland und anderswo:

• Add-ons in SAP B1 mit UI API und DI API: Produktionsschritte, Freigabemasken, Scannen, Prüfungen. Siehe die Anleitung zur Add-on-Entwicklung.
• Integrationen über den Service Layer: Webshops, CRM, Telefonanlagen, Logistik. Die Service-Layer-Anleitung zeigt das Vorgehen.
• Portale für Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten, die keine volle SAP-B1-Lizenz brauchen.
• Abfragen, Berichte und die Migration bestehender Abfragen von SQL Server nach HANA. Siehe die Migrationsanleitung.
• KI auf SAP B1: ein MCP-Server, über den ChatGPT oder Claude Fragen aus Live-Daten in SAP beantworten, mit Berechtigungen.

Das deutsche Projekt hinter dieser Seite beschreibt die Fallstudie Produktions-Add-ons, Portale und 3CX-Telefonie für SAP B1: Anruferkennung aus SAP-B1-Daten bei eingehenden Anrufen, Produktions-Add-ons für Aufträge, Entnahmen und Rückmeldungen sowie Webportale für Mitarbeiter außerhalb des SAP-Clients, umgesetzt über 2,5 Jahre.

Kodenova ist kein SAP-Partner und verkauft keine Lizenzen. Wenn Sie einen SAP-Partner für Lizenzen und Support haben, arbeite ich in der Entwicklung mit ihm zusammen.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur Einführung der E-Rechnung
• Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (PDF)
• SAP Help Portal: Localization for Germany, SAP Business One 10.0
• SAP Help Portal: How to Create a XRechnung in the Germany Localization (PDF)
• SAP Help Portal: How to Work with ZUGFeRD Files in the Germany Localization (PDF)
• SAP Help Portal: DATEV FI Interface for SAP Business One
• Abgabenordnung § 147 (Aufbewahrung und Datenzugriff), gesetze-im-internet.de

Passende Leistungen

• Entwicklung für SAP Business One
• Web- & B2B-Portale