SAP Business One au Royaume-Uni : MTD for VAT et déclarations de TVA

Au Royaume-Uni, SAP Business One fonctionne sur une localisation officielle de SAP, et SAP y prend en charge le Making Tax Digital (MTD) for VAT. Pour une société britannique, la règle qui façonne aujourd’hui l’ERP est le MTD : les enregistrements de TVA doivent être tenus sous forme numérique, et la déclaration de TVA doit parvenir au HMRC via un logiciel compatible, sans aucune recopie manuelle entre programmes en chemin. À partir du 1er avril 2029 suivra la facture électronique via Peppol. Cette page explique ce que le MTD implique dans SAP Business One, ce que l’on sait de la facture électronique de 2029, comment contrôler vos montants de TVA en SQL avant la transmission, et où le développement sur mesure est utile.

Je suis Zain Abbas, développeur SAP Business One. Je n’ai pas encore livré de projet pour une entreprise britannique : cette page n’est donc pas une étude de cas. Elle s’appuie sur mon travail en fiscalité et en facture électronique sur SAP B1 dans d’autres pays, et les règles britanniques proviennent de la documentation du HMRC et de SAP, citée en fin de page.

Que couvre la localisation britannique de SAP Business One ?

Lorsque vous créez une base de données société dans SAP Business One, vous choisissez une localisation, et elle ne peut plus être modifiée ensuite. Une société britannique doit être créée sur la localisation Royaume-Uni dès le premier jour, car c’est là que SAP place le comportement fiscal propre au Royaume-Uni. Deux éléments ressortent de la documentation de support publique de SAP :

Les étapes détaillées de paramétrage du MTD figurent dans des SAP Notes et des Guided Answers qui nécessitent un accès SAP for Me ; demandez donc à votre partenaire SAP le guide à jour correspondant à votre version et à votre niveau de patch. Certains partenaires SAP britanniques vendent aussi leurs propres add-ons de transmission MTD pour SAP Business One. Les deux voies conviennent, à condition que le flux de données de SAP B1 jusqu’au HMRC soit numérique de bout en bout.

Qu’exige le Making Tax Digital for VAT d’un ERP ?

Les règles du HMRC figurent dans la VAT Notice 700/22. Les dates en bref :

1. À partir du 1er avril 2022 : le MTD for VAT s’applique à toute entreprise immatriculée à la TVA, y compris sous le seuil d’immatriculation.
2. À partir du 1er novembre 2022 : le HMRC n’accepte plus les déclarations de TVA via son ancien formulaire en ligne.

Pour le logiciel, cela signifie trois choses :

• Des enregistrements numériques. Les données de TVA derrière chaque déclaration sont conservées dans un logiciel, pas sur papier. Dans SAP Business One, chaque document client et fournisseur comptabilisé crée déjà des lignes d’écriture avec le code de taxe, la base et le montant de taxe : les enregistrements existent par construction.
• Des liens numériques. Si les données passent d’un programme à l’autre, par exemple de SAP B1 vers un tableur puis vers un outil passerelle, chaque étape doit être un transfert numérique (export, import, API). Ressaisir ou copier-coller des montants entre programmes enfreint la règle.
• Une transmission par API. La déclaration est envoyée au HMRC depuis un logiciel compatible MTD via l’API du HMRC. L’outil de recherche de logiciels du HMRC liste les produits reconnus.

Les ajustements manuels sont autorisés. La VAT Notice 700/22 précise qu’un ajustement apporté à la déclaration avant transmission ne nécessite pas de lien numérique, mais qu’il doit disposer d’une piste d’audit qui remonte au calcul sous-jacent. Dans SAP B1, la méthode propre consiste à passer une écriture comptable avec le bon code de taxe, afin que l’ajustement figure dans le grand livre et dans le rapport de taxe suivant.

Quand la facture électronique devient-elle obligatoire au Royaume-Uni ?

Le MTD concerne la déclaration de TVA. Le prochain changement concerne la facture elle-même. Lors du Budget 2025, le gouvernement a décidé qu’à partir du 1er avril 2029, les entreprises immatriculées à la TVA, organismes publics compris, doivent émettre et recevoir leurs factures de TVA sous forme de factures électroniques. Les exemptions sont strictement définies.

Ce que l’on sait à ce jour, d’après GOV.UK :

1. Réseau : Peppol est le cadre central, via des Access Points certifiés. Chaque entreprise se connecte par son propre Access Point ou par un prestataire.
2. Printemps 2027 : consultation sur les normes techniques.
3. D’octobre 2027 à avril 2028 : les exigences complètes sont attendues.
4. La déclaration numérique des données de facture au HMRC fera l’objet d’une décision ultérieure distincte ; elle ne fait pas partie de la règle de 2029.

Le HMRC n’a pas encore publié les normes techniques : personne ne peut donc vous dire aujourd’hui quels champs exacts exigera une facture électronique britannique. Ce que vous pouvez faire dès maintenant dans SAP B1, ce sont les travaux préparatoires que je vois avant chaque mise en production de facture électronique, quel que soit le pays : des numéros de TVA complets sur les partenaires commerciaux (OCRD.LicTradNum), des codes de taxe corrects sur chaque ligne, des adresses et des unités de mesure propres, et une décision sur qui exploitera votre Access Point Peppol. Ces lacunes demandent des mois à corriger et ne dépendent pas de la norme finale.

Comment contrôler mes montants de TVA dans SAP Business One avant la transmission ?

La déclaration de TVA britannique comporte neuf cases. Les cases 1 à 5 sont des montants de TVA, les cases 6 à 9 des montants hors taxe. Les cases 2, 8 et 9 ne concernent plus que les échanges de biens entre l’Irlande du Nord et l’UE.

L’affectation de chaque code de taxe à une case se paramètre dans votre localisation ; le tableau montre seulement où se trouvent les montants. Avant de me fier à un rapport de taxe, je le rapproche du journal. La requête ci-dessous additionne les lignes de taxe du journal (JDT1, où VatLine = ‘Y’) par code de taxe pour un trimestre. Si ses totaux ne correspondent pas au rapport de taxe de la même période, il y a une erreur dans le paramétrage ou dans une écriture, et mieux vaut le savoir avant que la déclaration parte au HMRC.

-- SQL Server: VAT per tax code for one VAT quarter (July to September 2026)
SELECT T0.VatGroup        AS TaxCode,
       T1.Name            AS TaxName,
       T1.Category        AS InOut,      -- 'O' output, 'I' input
       T1.Rate,
       SUM(T0.BaseSum)            AS NetBase,
       SUM(T0.Debit - T0.Credit)  AS TaxAmount
FROM JDT1 T0
INNER JOIN OVTG T1 ON T1.Code = T0.VatGroup
WHERE T0.VatLine = 'Y'
  AND T0.RefDate BETWEEN '20260701' AND '20260930'
GROUP BY T0.VatGroup, T1.Name, T1.Category, T1.Rate
ORDER BY T1.Category, T0.VatGroup

-- SAP HANA version
SELECT T0."VatGroup"       AS "TaxCode",
       T1."Name"           AS "TaxName",
       T1."Category"       AS "InOut",
       T1."Rate",
       SUM(T0."BaseSum")              AS "NetBase",
       SUM(T0."Debit" - T0."Credit")  AS "TaxAmount"
FROM JDT1 T0
INNER JOIN OVTG T1 ON T1."Code" = T0."VatGroup"
WHERE T0."VatLine" = 'Y'
  AND T0."RefDate" BETWEEN '20260701' AND '20260930'
GROUP BY T0."VatGroup", T1."Name", T1."Category", T1."Rate"
ORDER BY T1."Category", T0."VatGroup"

Trois remarques tirées de ce type de contrôle :

• Les signes. La TVA collectée est au crédit, elle apparaît donc en négatif dans TaxAmount ; la TVA déductible apparaît en positif. Exécutez d’abord la requête sur une période déjà déclarée et comparez-la avec cette déclaration avant de vous y fier.
• Date fiscale ou date de comptabilisation. La requête filtre sur RefDate (date de comptabilisation). Si votre société déclare la TVA selon la date fiscale, utilisez TaxDate, et toujours le même champ que le rapport de taxe.
• Codes inconnus. Un code de taxe qui apparaît ici sans être affecté à une case de TVA dans le paramétrage correspond à un montant qui manquera dans la déclaration. Corrigez l’affectation, pas la déclaration.

Pour lancer le même contrôle chaque trimestre sans accès SQL, enregistrez-le comme requête dans le gestionnaire de requêtes avec des paramètres de date, ou confiez-le à un petit add-on qui l’exécute et envoie le résultat à l’équipe financière. La page de la table JDT1 (en anglais) liste les champs de ligne d’écriture utilisés ci-dessus. Si vous avez des requêtes écrites pour SQL Server, le convertisseur SQL vers HANA les réécrit pour une base HANA.

Quels ERP et logiciels comptables sont répandus au Royaume-Uni ?

Les petites entreprises britanniques utilisent souvent une comptabilité en ligne comme Xero, QuickBooks, Sage 50, FreeAgent ou IRIS KashFlow. Les entreprises en croissance passent à des systèmes de milieu de marché comme Sage 200, Access Financials, AccountsIQ, Acumatica, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite et SAP Business One. Le passage a lieu en général quand le stock, le reporting multi-entités ou la production dépassent les capacités du logiciel comptable.

Tous les systèmes de la liste du HMRC peuvent déposer une déclaration de TVA MTD : le MTD seul ne détermine donc pas le choix. Comparez les systèmes selon vos processus, la façon de travailler de votre expert-comptable et les intégrations dont vous avez besoin. Notre sélecteur d’ERP (en anglais) est un point de départ neutre et indique les sources des données de chaque produit.

Que peut faire Kodenova pour les utilisateurs de SAP Business One au Royaume-Uni ?

Je travaille à distance depuis le Pakistan. En hiver, le Pakistan a 5 heures d’avance sur le Royaume-Uni, en été 4 : la matinée britannique correspond à mon après-midi, et nous nous recoupons pendant l’essentiel de la journée de travail britannique. Voici le travail que je réalise pour des entreprises sous SAP B1 :

• Des add-ons dans SAP B1 avec l’UI API et la DI API : écrans d’approbation, contrôles avant comptabilisation, scan, étapes de production. Voir le guide de développement d’add-ons (en anglais).
• Des intégrations via le Service Layer : boutiques en ligne, CRM, logistique, outils bancaires et de paiement. Le guide du Service Layer (en anglais) présente la méthode.
• Des règles de validation dans SBO_SP_TransactionNotification, par exemple pour bloquer une facture sans code de taxe ou un client auquel il manque des données obligatoires. Voir les exemples de TransactionNotification (en anglais).
• Des portails pour les collaborateurs, clients ou fournisseurs qui n’ont pas besoin d’une licence SAP B1 complète.
• Des requêtes, des rapports et la migration de SQL Server vers HANA. Voir le guide de migration (en anglais).
• De l’IA au-dessus de SAP B1 : un serveur MCP (guide en anglais) pour que ChatGPT ou Claude répondent à partir des données SAP en direct, avec gestion des droits.

Pour être clair sur le périmètre : je ne vends pas d’outil de transmission MTD. Le MTD vient de la localisation britannique de SAP ou de partenaires SAP britanniques. Kodenova est indépendante et ne revend pas de licences ; si vous avez un partenaire pour les licences et le support, je travaille à ses côtés sur le développement.

Sources

• HMRC: Find software that's compatible with Making Tax Digital for VAT
• HMRC: VAT Notice 700/22, Making Tax Digital for VAT
• HMRC: Making Tax Digital software finder
• GOV.UK: VAT electronic invoicing
• GOV.UK: Roadmap for e-invoicing implementation
• SAP Knowledge Base Article 3373077: Creating a support incident for Making Tax Digital (MTD)
• SAP Knowledge Base Article 3269244: Troubleshooting MTD related issues (Guided Answer)
• SAP Knowledge Base Article 3209076: VAT Adjustment for Cash Discount in UK Localization Database

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